Chuyển đổi số ngành Lưu trữ: Thay đổi mang tính gốc rễ

Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước Đặng Thanh Tùng

Chuyển đổi số là nhiệm vụ bắt buộc

- Nói đến công tác chuyển đổi số của ngành Lưu trữ, hiện nay chúng ta đã làm được những gì, thưa ông?

- Thực hiện chủ trương của Đảng, Nhà nước, chỉ đạo của Bộ trưởng Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đang khẩn trương thực hiện chuyển đổi số để đưa ngành sang một giai đoạn tiếp theo. Trong đó, thứ nhất hiện dự thảo Luật Lưu trữ (sửa đổi) với nhiều nội dung liên quan đến lưu trữ tài liệu điện tử đang được Bộ  Nội vụ hoàn thiện.

Thứ hai, bên cạnh Luật, giai đoạn trước đã có nhiều văn bản quy phạm pháp luật cũng đã được ban hành. Trong đó, có Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư, là khuôn khổ pháp lý đầu tiên, cụ thể quy định về văn thư, đặc biệt là lưu trữ tài liệu điện tử; Thông tư số 01/2019/TT-BNV, Thông tư số 02/2020/TT-BNV hướng dẫn, cụ thể hóa quy định về chuẩn đầu vào của tài liệu lưu trữ cũng như trình tự thủ tục thực hiện các công việc của công tác văn thư.

Thứ ba, một vấn đề hết sức quan trọng trong chuyển đổi số là nguồn nhân lực. Các yêu cầu đặt ra đối với nguồn nhân lực chính là sự thấu hiểu và vận dụng hiệu quả các yếu tố (bối cảnh, văn hóa, đạo đức, kiến thức, kỹ năng) đáp ứng những yêu cầu Chính phủ điện tử đặt ra đối với công tác văn thư, lưu trữ. Mới đây, Bộ trưởng Bộ Nội vụ đã có chỉ đạo về bồi dưỡng, đào tạo đội ngũ công nghệ thông tin phục vụ chuyển đổi số; cơ chế chính sách thuê kỹ sư, chuyên gia công nghệ thông tin tham gia vào quá trình chuyển đổi số của Bộ Nội vụ nói chung và của ngành Lưu trữ nói riêng.

Cuối cùng, tôi muốn nói, chuyển đổi số ảnh hưởng đến các bộ, ngành, địa phương khác nhau, nhưng với ngành Lưu trữ, chuyển đổi số đồng nghĩa với việc không còn là một nhu cầu nữa, mà là nhiệm vụ bắt buộc. Bởi hiện nay, thay vì tài liệu giấy truyền thống thì cả xã hội, đặc biệt là nền hành chính công vụ đã chuyển sang sử dụng tài liệu điện tử. Cơ quan lưu trữ phải có trách nhiệm tham mưu nhằm thiết lập hệ thống lưu trữ tài liệu; không chỉ 5 năm, 10 năm mà hàng trăm năm theo yêu cầu, như cách chúng ta đã nhận được khối tài sản tư liệu thô sơ của các thế hệ trước để lại từ 200 năm nay. Đây là trách nhiệm lớn lao và cũng nhiều thách thức mà ngành Lưu trữ đang nỗ lực chung tay cùng toàn xã hội hoàn thành.

Để tài liệu lưu trữ đến gần hơn với công chúng

- Vì sao nói đến chuyển đổi số sẽ tạo một thay đổi mang tính gốc rễ cho ngành Lưu trữ, thưa ông?

- Tài liệu lưu trữ là cách thức mà loài người lưu giữ các thông tin quan trọng cho thế hệ mai sau. Lưu trữ Việt Nam cũng vậy, với 60 năm xây dựng và phát triển (04/9/1962 - 04/9/2022), Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã hoàn thành tốt sứ mệnh của mình, đặc biệt trong giai đoạn chiến tranh. Tài liệu từ xưa đến nay lưu trữ dưới dạng giấy nên việc phát huy, sử dụng rộng rãi rất hạn chế do tính chất của vật mang tin là giấy. Đến nay, chúng ta có thêm công cụ hết sức sắc bén, có thể đưa giá trị của tài liệu lưu trữ thành thông tin tri thức để phục vụ sự nghiệp xây dựng, phát triển và bảo vệ Tổ quốc. Chính vì thế, việc xây dựng nền lưu trữ điện tử, lưu trữ các tài liệu định dạng điện tử thuộc phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam sẽ bảo đảm điều kiện, tiền đề để thông tin tri thức trong tài liệu lưu trữ đến xã hội được tốt hơn.

- Tuy vậy, vẫn có những tư liệu đang lưu trữ trong các kho không thể áp dụng chuyển đổi số cũng cần được lưu giữ, phát huy giá trị, thưa ông?

- Những năm gần đây, cùng sự phát triển của khoa học công nghệ kéo theo sự thay đổi nhận thức về vai trò của công nghệ trong việc phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ, những người làm lưu trữ đã có được thành quả ban đầu như tổ chức triển lãm online, xuất bản các ấn phẩm điện tử, ứng dụng công nghệ mới trong lưu trữ. Đặc biệt, trong giai đoạn đại dịch Covid-19, phương thức này vừa là lối thoát, vừa là cứu cánh hiệu quả để phát huy tài liệu lưu trữ một cách rộng rãi hơn. Trong chừng mực nhất định, việc phát huy giá trị tài liệu lưu trữ sẽ hiệu quả hơn, kể cả mặt kinh tế cũng như ý nghĩa tiếp cận.

Hơn nữa, nếu nhiều người ngồi nhà mà có thể tiếp cận các thông tin tri thức thì liệu họ có cần đến cơ quan lưu trữ nữa hay không? Xin trả lời là có, bởi chắc chắn rằng tài liệu lưu trữ ngoài tính chất thông tin còn là vật mang tin và mang tính chất lịch sử. Chẳng hạn, các vua triều Nguyễn, lãnh đạo đất nước qua các thời kỳ đã đặt nét bút của mình lên đó khiến tài liệu trở thành chứng tích lịch sử mà thế hệ sau rất muốn được tiếp cận. 

Nhằm phát huy giá trị tư liệu, Trung tâm Lưu trữ quốc gia IV (Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước) đã xây dựng nơi đây thành điểm tham quan có thu phí; để người dân trong nước và quốc tế mỗi lần đến Đà Lạt có cơ hội vào thăm kho mộc bản triều Nguyễn và các không gian lưu trữ khác. Kho lưu trữ của Trung tâm đang được sửa lại, với ý tưởng mong muốn công chúng không chỉ nhìn thấy mà còn được ở cạnh tư liệu di sản thế giới, chỉ qua một tấm kính. Dự kiến, cuối năm 2022, công việc này sẽ hoàn thành, giúp công chúng đến gần hơn với tài liệu lưu trữ.

- Xin cảm ơn ông./.

Theo: daibieunhan.vn