Nơi lưu trữ và phát huy giá trị tài liệu

Viên chức Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh thường xuyên rà soát, đối chiếu, lập mục lục hồ sơ, chỉnh lý phông lưu trữ… một cách khoa học, phục vụ công tác lưu giữ, tra cứu thuận tiện, nhanh chóng.

Ông Bùi Văn Huân, Phó Giám đốc điều hành Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh thông tin: Trung tâm hiện lưu trữ, quản lý, bảo quản gần 2.000m giá kệ với gần 70 phông, khối tài liệu cung cấp gần 3.000 hồ sơ phục vụ khai thác, sử dụng. Trong đó có rất nhiều tài liệu quý về các lĩnh vực của tỉnh Thái Nguyên, các địa phương trong tỉnh và tổ chức, cá nhân. Bên cạnh đó, hằng năm, Trung tâm tiếp nhận hàng trăm mét giá tài liệu lưu nộp của khoảng 300 cơ quan, tổ chức, đơn vị. Trong đó, đa số tài liệu đã được chỉnh lý khoa học theo nghiệp vụ.

Tham quan Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh, chúng tôi thấy tài liệu lưu trữ được bảo quản tại đây với khối lượng đồ sộ, đa dạng tại các kho. Các kệ giá cùng hàng nghìn cặp tài liệu được sắp xếp quy chuẩn, ngăn nắp.

Tài liệu là bản gốc, bản chính được lưu trên các chất liệu khác nhau, hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, địa phương và của các cá nhân, gia đình, dòng họ tiêu biểu phản ánh đời sống, kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội trong nhiều thập kỷ qua.

Trung bình mỗi năm, Trung tâm còn tiếp nhận từ 200-300m giá tài liệu từ các cơ quan, tổ chức nộp lưu. Chẳng hạn như năm 2021, Trung tâm tiếp nhận tài liệu nộp lưu gần 131m giá, trong đó, Sở Giao thông - Vận tải 42,6m; Sở Xây dựng 53m; Sở Nông nghiệp và PTNT 7,7m; Sở Kế hoạch và Đầu tư 17,1m; Sở Y tế 7,2m…

Anh Nguyễn Thanh Tùng, viên chức Văn phòng của Trung tâm cho biết: Mỗi kệ giá hay cặp tài liệu đều được đánh tên, lập số hiệu… Vì vậy, chúng tôi sẽ tìm thấy một cách dễ dàng, nhanh chóng. Bên cạnh đó, nhiều phong tài liệu đã được số hóa nên việc tra tìm cũng thuận tiện hơn.

Tại các phòng nghiệp vụ, đội ngũ viên chức hằng ngày miệt mài rà soát, đối chiếu, lập mục lục hồ sơ theo từng mức độ, chỉnh lý phông lưu trữ một cách tỷ mỷ, chính xác… sau đó nhập kho lưu trữ, xếp trên các giá kệ theo quy tắc của ngành Lưu trữ.

Một số viên chức lại tẩn mẩn chụp, scan những trang tài liệu nhập vào máy tính để những người khác thực hiện các bước số hóa. Công việc hằng ngày của họ âm thầm, lặng lẽ như những con ong chăm chỉ, ít người biết đến nhưng lại có ý nghĩa lớn.

Bên cạnh công tác lưu trữ, Trung tâm còn phát huy tốt những giá trị của các tài liệu. Tài liệu lưu trữ được đưa ra sử dụng đã đem lại nhiều lợi ích, như: Phục vụ các nhà lãnh đạo, quản lý hoạch định chính sách; phục vụ các nhà nghiên cứu viết lịch sử Đảng, lịch sử cơ quan, tổ chức; giúp cho tổ chức, cá nhân có cơ sở giải quyết chế độ, chính sách, giải quyết tranh chấp về đất đai…

Cụ thể, năm 2021, Trung tâm tiếp nhận và trả kết quả thủ tục hành chính qua Trung tâm Phục vụ hành chính công 374 hồ sơ (tăng 1,9 lần so với năm 2020); cấp 387 bản sao tài liệu lưu trữ (tăng 1,3 lần so với năm 2020), cấp 2.230 bản chứng thực tài liệu lưu trữ (tăng 2,7 lần so với năm 2020).

Từ đầu năm 2022 đến nay, Trung tâm tiếp nhận và trả kết quả thủ tục hành chính qua Trung tâm Phục vụ hành chính công 140 hồ sơ; cấp 271 bản sao tài liệu lưu trữ, cấp 893 bản chứng thực tài liệu lưu trữ… Trong số đó có nhiều người là cựu chiến binh, nạn nhân chất dộc da cam… trở về từ chiến trường bị mất giấy tờ, khi đến Trung tâm đã tìm được những tài liệu để hoàn thiện hồ sơ, hưởng các chế độ, chính sách theo quy định.

Cũng có rất nhiều người đến Trung tâm tra cứu và tìm được tư liệu quý phục vụ nghiên cứu khoa học. Chị Nguyễn Thị Suối Linh, giảng viên Trường Đại học Khoa học Thái Nguyên, phấn khởi nói: Có nhiều tư liệu quý hiếm tôi không biết tìm kiếm ở đâu, khi đến Trung tâm Lưu trữ tỉnh tôi đã tìm thấy. Điều này rất hữu ích cho công việc nghiên cứu, phục vụ cho các đề tài khoa học cũng như bổ sung tư liệu cho giáo án của tôi.

Để đảm bảo lưu giữ lâu dài, phát huy những giá trị của các tài liệu, Trung tâm thường xuyên tiến hành các biện pháp kỹ thuật về khử trùng, xử lý mối, mọt, côn trùng… theo định kỳ.

Đặc biệt, trong cuộc cách mạng 4.0 và chuyển đổi số của tỉnh, Trung tâm đang tích cực phối hợp với các cơ quan, đơn vị liên quan xây dựng kho lưu trữ số. Từ năm 2021 đến nay, Trung tâm đã thực hiện số hóa được trên 150 nghìn trang tài liệu.

Viên chức Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh tiến hành số hóa các tài liệu trên máy tính phục vụ chuyển đổi số.

Tuy nhiên, cơ sở vật chất của Trung tâm còn nhiều khó khăn, thiếu thốn. Các trang thiết bị phục vụ công việc như máy photocopy, máy tính… cơ bản đã hết khấu hao nên ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện nhiệm vụ.

Ông Bùi Văn Huân chia sẻ thêm: Hiện nay, kho và trụ sở làm việc của Trung tâm vẫn phải đi thuê, chưa có kho lưu trữ chuyên dụng, do đó công tác thu thập, bổ sung tài liệu còn hạn chế. Nhiều tài liệu đang tồn đọng tại các cơ quan, tổ chức chưa được chỉnh lý, sắp xếp, trong đó có những tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn đang có nguy cơ bị hủy hoại do thời gian và chế độ bảo quản. Nhiều tài liệu quý hiếm trong nhân dân chưa được sưu tầm, bổ sung vào Trung tâm do chưa có kinh phí thực hiện…