Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Thái Nguyên

https://luutruthainguyen.org.vn

Số hóa tài liệu lưu trữ trong các cơ quan nhà nước những vấn đề cần lưu ý trong giai đoạn hiện nay

Tài liệu lưu trữ số hóa là tài liệu lưu trữ điện tử được tạo lập từ việc số hóa đầy đủ, chính xác nội dung của tài liệu lưu trữ và được ký số bởi cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ được số hóa.

A. ĐẶT VẤN ĐỀ

Tài liệu lưu trữ số hóa là tài liệu lưu trữ điện tử được tạo lập từ việc số hóa đầy đủ, chính xác nội dung của tài liệu lưu trữ và được ký số bởi cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ được số hóa.

Số hóa tài liệu lưu trữ là việc thực hiện số hóa các loại hình tài liệu lưu trữ từ các vật mang tin khác như tài liệu nền giấy, ảnh, phim ảnh; tài liệu âm thanh,… (trong đó phần lớn là tài liệu lưu trữ nền giấy) để lưu trữ, bảo quản và khai thác sử dụng một cách hiệu quả nhất. Về công tác này cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ, thông tin truyền thông đã có nhiều văn bản quy định, hướng dẫn để thực hiện thống nhất. Thực tiễn hiện nay, việc số hóa tài liệu lưu trữ trong các cơ quan nhà nước vẫn đang thực hiện một cách đại trà, chưa đúng quy trình, tiêu chuẩn, chưa có trọng tâm và trọng điểm dẫn đến dữ liệu tài liệu lưu trữ số hóa chưa đưa ra khai thác được, chi phí bảo quản tài liệu lưu trữ còn chồng chéo lãng phí. Từ thực tiễn này, bài viết muốn cung cấp cho các nhà quản lý trong công tác lưu trữ những cơ sở pháp lý và thực tiễn để chỉ đạo trong công tác số hóa tài liệu lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ điện tử.

B. CƠ SỞ PHÁP LÝ, THỰC TIỄN VÀ NHỮNG VẤN ĐỀ CẦN LƯU Ý TRONG GIAI ĐOẠN HIỆN NAY

I. CƠ SỞ PHÁP LÝ

Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử nói chung và tài liệu điện tử được số hóa từ các vật mang tin khác đã được hệ thống văn bản quy phạm pháp luật quy định như sau:

1. Tại Điều 13 Luật Lưu trữ 2011 về quản lý tài liệu lưu trữ điện tử quy định:

a) Tài liệu lưu trữ điện tử là tài liệu được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân được lựa chọn để lưu trữ hoặc được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác.

b) Tài liệu lưu trữ điện tử phải đáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào, bảo đảm tính kế thừa, tính thống nhất, độ xác thực, an toàn và khả năng truy cập; được bảo quản và sử dụng theo phương pháp chuyên môn, nghiệp vụ riêng biệt.

c) Tài liệu được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác không có giá trị thay thế tài liệu đã được số hóa.

2. Tại Điều 5,6 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP quy định một số điều của Luật Lưu trữ 2011, quy định về tài liệu lưu trữ điện tử hình thành từ việc số hoá tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác như sau:

a) Tài liệu lưu trữ điện tử hình thành từ việc số hóa tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác phải đáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào. Cơ quan, tổ chức, cá nhân không được huỷ tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn sau khi tài liệu đó được số hoá.

b) Cơ quan, tổ chức có trách nhiệm sử dụng chữ ký số đối với tài liệu số hoá.

c) Chữ ký số của cơ quan, tổ chức phải đáp ứng các yêu cầu của pháp luật về giao dịch điện tử.

d) Dữ liệu thông tin đầu vào phải thống nhất, phù hợp với tiêu chuẩn kỹ thuật về công nghệ thông tin và nghiệp vụ lưu trữ.

3. Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử đã quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào của tài liệu lưu trữ số hóa. Theo đó:

Tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào của cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ

a) Tài liệu lưu trữ điện tử được số hóa từ tài liệu lưu trữ nền giấy

- Định dạng Portable Document Format (.pdf), phiên bản 1.4 trở lên;

-  Ảnh màu;

+ Độ phân giải tối thiểu: 200 dpi;

+ Tỷ lệ số hóa: 100%;

+ Hình thức chữ ký số của cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ số hóa: Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu tài liệu; Hình ảnh: Dấu của cơ quan, tổ chức, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng Portable Network Graphics (.png); Thông tin: Tên cơ quan, tổ chức, thời gian ký (ngày, tháng, năm; giờ, phút, giây; múi giờ Việt Nam theo Tiêu chuẩn ISO 8601).

- Tên file: gồm mã hồ sơ và số thứ tự văn bản trong hồ sơ, cách nhau bởi dấu chấm.

b) Tài liệu ảnh

- Định dạng: JPEG;

- Độ phân giải tối thiểu: 200 dpi.

c) Tài liệu phim ảnh

- Định dạng: MPEG-4, .avi, .wmv;

- Bit rate tối thiểu: 1500 kbps.

d) Tài liệu âm thanh

- Định dạng: MP3, .wma;

- Bit rate tối thiểu: 128 kbps.

Dữ liệu thông tin đầu vào của cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ

Hình thành từ Hệ thống quản lý tài liệu điện tử của các cơ quan, tổ chức nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử được đóng gói theo tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước quy định tại Thông tư số 39/2017/TT-BTTTT ngày 15 tháng 12 năm 2017 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông.

Về dữ liệu đặc tả của tài liệu lưu trữ điện tử quy định

  1. Dữ liệu đặc tả của phông/công trình/sưu tập lưu trữ

STT

Trường thông tin

Tên

(viết tắt tiếng Anh)

Kiểu dữ liệu

Đ dài

1

Mã cơ quan lưu trữ

Identifier

String

13

2

Mã phông/công trình/sưu tập lưu trữ

Organld

String

13

3

Tên phông/công trình/sưu tập lưu trữ

FondName

String

200

4

Lịch sử đơn vị hình thành phông

FondHistory

LongText

 

5

Thời gian tài liệu

ArchivesTime

String

30

6

Tổng số tài liệu giấy

PaperTotal

Number

10

7

Số lượng tài liệu giấy đã số hóa

PaperDigital

Number

10

8

Các nhóm tài liệu chủ yếu

KeyGroups

String

300

9

Các loại hình tài liệu khác

OtherTypes

String

300

10

Ngôn ngữ

Language

String

100

11

Công cụ tra cứu

LookupTools

String

50

12

Số lượng trang tài liệu đã lập bản sao bảo hiểm

CopyNumber

Number

10

13

Ghi chú

Description

String

1000
  1. Dữ liệu đặc tả của hồ sơ lưu trữ

STT

Trường thông tin

Tên

(viết tắt tiếng Anh)

Kiểu dữ liệu

Đ dài

1

Mã hồ sơ

FileCode

 

 

1.1

Mã cơ quan lưu trữ lịch sử

Identifier

String

13

1.2

Mã phông/công trình/sưu tập lưu trữ

Organld

String

13

1.3

Mục lục số hoặc năm hình thành hồ sơ

FileCatalog

Number

10

1.4

Số và ký hiệu hồ sơ

FileNotation

String

20

2

Tiêu đề hồ sơ

Title

String

1000

3

Thời hạn bảo quản

Maintenance

String

100

4

Chế độ sử dụng

Rights

String

30

5

Ngôn ngữ

Language

String

100

6

Thời gian bắt đầu

StartDate

Date

dd/mm/yyyy

7

Thời gian kết thúc

EndDate

Date

dd/mm/yyyy

8

Tổng số văn bản trong hồ sơ

TotalDoc

Number

10

9

Chú giải

Description

String

2000

10

Ký hiệu thông tin

InforSign

String

30

11

Từ khóa

Keyword

String

100

12

Số lượng tờ

Maintenance

Number

10

13

Số lượng trang

PageNumber

Number

10

14

Tình trạng vật lý

Format

String

50
  1. Dữ liu đc tả của văn bản (thông tin cấp 2)

STT

Trường thông tin

Tên

(viết tắt tiếng Anh)

Kiểu dữ liệu

Độ dài

1

Mã định danh văn bản

DocCode

String

25

2

Mã hồ sơ

FileCode

 

 

2.1

Mã cơ quan lưu trữ lịch sử

Identifier

String

13

2.2

Mã phông/công trình/sưu tập lưu trữ

Organld

String

13

2.3

Mục lục số hoặc năm hình thành hồ sơ

FileCatalog

Number

4

2.4

Số và ký hiệu hồ sơ

FileNotation

String

20

3

Số thứ tự văn bản trong hồ sơ

DocOrdinal

Number

4

4

Tên loại văn bản

TypeName

String

100

5

Số của văn bản

CodeNumber

String

11

6

Ký hiệu của văn bản

CodeNotation

String

30

7

Ngày, tháng, năm văn bản

IssuedDate

Date

dd/mm/yyyy

8

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

OrganName

String

200

9

Trích yếu nội dung

Subject

String

500

10

Ngôn ngữ

Language

String

100

11

Số lượng trang của văn bản

PageAmount

Number

4

12

Ghi chú

Description

String

500

13

Ký hiệu thông tin

InforSign

String

30

14

Từ khóa

Keyword

String

100

15

Chế độ sử dụng

Mode

String

20

16

Mức độ tin cậy

ConfidenceLevel

String

30

17

Bút tích

Autograph

String

2000

18

Tình trạng vật lý

Format

String

50
  1. Dữ liệu đặc tả của tài liệu phim (âm bản)/ảnh

STT

Trường thông tin

Tên

(viết tắt tiếng Anh)

Kiểu dữ liệu

Đ dài

1

Mã cơ quan lưu trữ

Identifier

String

13

2

Số lưu trữ

ArchivesNumber

String

50

3

Ký hiệu thông tin

InforSign

String

30

4

Tên sự kiện

EventName

String

500

5

Tiêu đề phim/ảnh

ImageTitle

String

500

6

Ghi chú

Description

String

500

7

Tác giả

Photographer

String

300

8

Địa điểm chụp

PhotoPlace

String

300

9

Thời gian chụp

PhotoTime

Date

dd/mm/yyyy

10

Màu sắc

Colour

String

50

11

Cỡ phim/ảnh

FilmSize

String

5

12

Tài liệu đi kèm

DocAttached

String

300

13

Chế độ sử dụng

Mode

String

20

14

Tình trạng vật lý

Format

String

50
  1. Dữ liệu đặc tả của tài liệu phim, âm thanh (ghi hình, ghi âm)

STT

Trường thông tin

Tên

(viết tắt tiếng Anh)

Kiểu dữ liệu

Đ dài

1

Mã cơ quan lưu trữ

Identifier

String

13

2

Số lưu trữ

ArchivesNumber

String

50

3

Ký hiệu thông tin

InforSign

String

30

4

Tên sự kiện

EventName

String

500

5

Tiêu đề phim/âm thanh

MovieTitle

String

500

6

Ghi chú

Description

String

500

7

Tác giả

Recorder

String

300

8

Địa điểm

RecordPlace

String

300

9

Thời gian

RecordDate

Date

dd/mm/yyyy

10

Ngôn ngữ

Language

String

100

11

Thời lượng

PlayTime

String

8

12

Tài liệu đi kèm

DocAttached

String

300

13

Chế độ sử dụng

Mode

String

20

14

Chất lượng

Quality

String

50

15

Tình trạng vật lý

Format

String

50

4. Thông tư số  04/2014/TT-BNV ngày 23/06/2014 của Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế kỹ thuật tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ đã quy định về định mức kinh tế kỹ thuật số hóa tài liệu, Thông tư 194/2012/TT-BTC ngày 15/11/2012 của Bộ Tài chính hướng dẫn mức chi tạo lập thông tin điện tử nhằm duy trì hoạt động thường xuyên của các cơ quan, đơn vị sử dụng ngân sách nhà.

Như vậy có thể nói đến nay, hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về quản tài liệu lưu trữ điện tử nói chung và tài liệu lưu trữ điện tử được số hóa từ các vật mang tin khác đã được các cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ, thông tin truyền thông và tài chính ban hành tương đối đầy đủ. Các cơ quan nhà nước có đầy đủ cơ sở pháp lý đề thực hiện số hóa, quản lý và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ số hóa một cách hiệu quả

II. CƠ SỞ THỰC TIỄN

Như trên đã đề cập các loại hình tài liệu lưu trữ của các cơ quan nhà nước trên các vật mang tin như tài liệu nền giấy, ảnh, phim ảnh; tài liệu âm thanh….(trong đó phần lớn là tài liệu lưu trữ nền giấy). Theo số liệu thống kê kho lưu trữ tỉnh hiện đang bảo quản trên 1.900 mét tài liệu của 81 nguồn nộp lưu, 224 phông lưu trữ Toàn bộ tài liệu đã được chỉnh lý hoàn chỉnh với 137.515 hồ sơ, 15.479 hộp của các cơ quan, đơn vị cấp tỉnh, cấp huyện giao nộp, ngoài ra khối lượng tài liệu nền giấy chưa được chỉnh lý hoàn chỉnh còn tồn đọng khá lớn và chưa được thu về lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử. Tình trạng vật lý của tài liệu nền giấy và các loại hình vật mang tin khác có hiện tượng xuống cấp nhiều, có nguy cơ hư hỏng hoàn toàn.

Về khai thác sử dụng, qua khảo sát tại các cơ quan, tần suất khai thác đối với từng phông và hồ sơ tài liệu rất khác nhau phụ thuộc vào giá trị nội dung của tài liệu, yêu cầu của độc giả và nhu cầu của các cơ quan nhà nước, có phông, tài liệu được khai thác thường xuyên tần suất cao, nhưng có nhiều tài liệu được khai thác rất ít thậm chí không được sử dụng. Việc số hóa tài liệu lưu trữ ở các cơ quan nhà nước, lưu trữ lịch sử nhằm phục vụ khai thác sử dụng nhanh chóng hiệu quả, tuy nhiên còn mang tính đại trà chưa đề cập tới một số yếu tố sau:

1. Số hóa tài liệu chưa thực hiện đầy đủ các bước theo quy trình tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ quy định tại Thông tư số 04/2014/TT-BNV ngày 23/06/2014 của Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế kỹ thuật tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.

2. Chưa áp dụng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào theo quy định tại Thông tư 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử đã quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào của tài liệu lưu trữ số hóa.

3. Chưa lựa chọn tài liệu lưu trữ theo các tiêu chí khi số hóa như: nội dung tài liệu có giá trị cao; tần suất khai thác sử dụng nhiều; tình trạng vật lý của tài liệu...

4. Số hóa tài liệu lưu trữ chưa chỉnh lý hoàn chỉnh dẫn đến nguy cơ tạo thành cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ không khai thác sử dụng được do thiếu các dữ liệu đặc tả, hoặc có khai thác được cũng mang tính bán thủ công không hiệu quả.

5. Công tác bảo mật thông tin trong tài liệu lưu trữ khi thực hiện thuê dịch vụ số hóa tài liệu lưu trữ chưa được chú ý và coi trọng, có thể dẫn tới rò rỉ, mất dữ liêu, lộ bí mật nhà nước.

6. Sự phát triển vượt bậc của công nghệ thông tin nói chung và công nghệ số hóa nói riêng cùng với hệ thống dịch vụ công nghệ thông tin do các doanh nghiệp nhà nước và tư nhân cung cấp hiện nay phát triển, đa dạng, phong phú làm tăng năng suất, giảm chí phí trang thiết bị, thời gian, nhân lực trong việc thực hiện số hóa lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.

7. Kính phí NSNN hiện nay và nguồn chi thường xuyên của các cơ quan nhà nước hạn hẹp không thể thực hiện số hóa toàn bộ tài liệu lưu trữ hiện có kể cả việc chỉ số hóa tài liệu đã được chỉnh lý hoàn chỉnh có giá trị bảo quản vĩnh viễn.

III. NHỮNG VẤN ĐỀ CẦN LƯU Ý TRONG QUÁ TRÌNH SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TRONG GIAI ĐOẠN HIỆN NAY

Căn cứ các quy định của pháp luật, tình hình thực tế về tài liệu lưu trữ và khả năng về kinh phí, khi thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ, các cơ quan cần xây dựng Đề án, kế hoạch số hóa tài liệu lưu trữ, trong đó cần quan tâm và lưu ý các vấn đề sau:

1. Thực hiện chỉnh lý hoàn chỉnh tài liệu lưu trữ trước khi số hóa nhằm đáp ứng các yêu cầu về dữ liệu đặc tả trong việc tạo cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ hoàn chỉnh theo Thông tư 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ

2. Thực hiện lựa chọn ưu tiên số hóa trước các nhóm tài liệu theo các tiêu chí: nội dung tài liệu có giá trị cao; tần suất khai thác sử dụng nhiều; tình trạng vật lý của tài liệu xuống cấp. Bởi vì theo quy định của pháp luật hiện hành về lưu trữ, tài liệu số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác không có giá trị thay thế tài liệu đã được số hóa mà vẫn phải thực hiện bảo quản theo thời hạn đã xác định.

3. Thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ và ký số tài liệu lưu trữ số hóa đầy đủ các bước theo quy trình tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ quy định tại Thông tư 04/2014/TT-BNV ngày 23/06/2014 quy định định mức kinh tế, kỹ thuật tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ. Áp dụng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào theo quy định tại Thông tư 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử

4. Có phương án quản lý chặt chẽ về bảo mật tài liệu lưu trữ khi đưa ra số hóa từ khâu lựa chọn tài liệu, tiêu chí lựa chọn nhà thầu, đấu thầu, nghiệm thu hoàn thành và đưa vào bảo quản theo quy định.

5. Thực hiện việc đấu thầu rộng rãi các gói thầu về số hóa tài liệu lưu trữ để tiết kiệm kinh phí của NSNN. Như chúng ta đã thấy, công nghệ thông tin nói chung và công nghệ số hóa tài liệu lưu trữ hiện nay đã có những phát triển vượt bậc dẫn đến tăng năng suất và giảm chí phí trang thiết bị, thời gian, nhân lực trong việc thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ. Tuy nhiên, theo định mức kinh tế kỹ thuật và đơn giá số hóa tài liệu lưu trữ hiện hành do các cơ quan có thẩm quyền được xây dựng từ những năm (2012-2014) đến nay đã lạc hậu trong mối quan hệ tương quan với sự phát triển của khoa học công nghệ. Trong khi chưa sửa đổi, ban hành mới các định mức kinh tế kỹ thuật và đơn giá số hóa tài liệu lưu trữ, các cơ quan cần thực hiện việc đấu thầu rộng rãi các gói thầu về số hóa tài liệu lưu trữ để tiết kiệm kinh phí của NSNN

Sưu tầm - Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước

Bạn đã không sử dụng Site, Bấm vào đây để duy trì trạng thái đăng nhập. Thời gian chờ: 60 giây